◆販売管理システムとは？

前回の“販売管理システムを知ろう②在庫管理”に続き、販売管理システムの『購買管理』について解説していきます。

商品・原材料の仕入れに伴う経費や発注数、支払い情報を管理するために必要なのが『購買管理』です。
生産計画に対し、仕入れ先から要望通りの原材料や部品を、要望通りの価格・数量で期日までに調達することを管理する業務ですが、製品やサービスの最終的な販売価格を大きく左右するため、いかに最適化できるかが重要になります。

◆『購買管理』に必要な機能とは？

購買業務を滞りなく行うためにも、購買管理は必要不可欠です。購買管理についてシステムでよく活用される業務は、発注、仕入、出荷管理に関する機能です。

【購買管理における主な機能】

「発注管理」や「仕入管理」などの機能を見ると分かる通り、購買管理は金銭が絡む業務ということが分かります。管理を担当する個人の裁量に任せて業務を行うと、不正の温床になってしまうリスクが高いといえます。そのため、購買基準を明確にし、購買管理の一連の業務をルール化することで安定した体制を維持できると考えられます。
また、「債務管理」の機能については、多くの販売管理システムの購買管理機能の中に搭載されていますが、より専門的にしっかり管理ができる会計管理システムとデータ連携をするなど、会計管理システム側で管理するケースが一般的といえるでしょう。

・発注管理
→発注入力／注文書印刷／発注検索

・仕入管理
→仕入予定入力／仕入検索／仕入確定／仕入取込

・出荷管理
→振分処理／出荷指示入力／出荷確定／出荷指示出力

・入荷管理
→入荷予定入力／入荷実績入力・取込み／入荷確定

・債務管理
→債務検索／支払依頼／支払処理

「発注管理」や「仕入管理」などの機能を見ると分かる通り、購買管理は金銭が絡む業務ということが分かります。管理を担当する個人の裁量に任せて業務を行うと、不正の温床になってしまうリスクが高いといえます。そのため、購買基準を明確にし、購買管理の一連の業務をルール化することで安定した体制を維持できると考えられます。
また、「債務管理」の機能については、多くの販売管理システムの購買管理機能の中に搭載されていますが、より専門的にしっかり管理ができる会計管理システムとデータ連携をするなど、会計管理システム側で管理するケースが一般的といえるでしょう。

◆中小企業の販売管理システム導入なら

購買管理を行うことで、企業にとって必要な商品・原材料の調達を適切に管理することができます。購買管理を徹底すれば、適正な商品・原材料の品質、数量、価格、納期や仕入先を管理することができるため、結果的に収益のアップにつながるといえます。
また、内部統制やルール化を促進することで生産性の向上や不正防止にも一役買ってくれるでしょう。

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