システム保守体制は万全ですか？　②属人的な保守対応のリスクとは

2020.08.18

◆システム保守が属人化しやすい理由

業務における“属人化”とは、対象の業務が特定の人に依存してしまうことです。それは、「その人がいなければ対応できない状態」であると言えます。
昨今では、このような状態に高いリスクを感じている企業が多いのではないでしょうか。
コロナウィルス感染拡大によって、これまでの考え方や価値観に変化が起こりました。推奨されるテレワークへの取り組みやオンライン化の検討が進み、業務の対応方法の見直しも進んでいるように思います。

そんな中、属人化する業務で今もっともリスクが大きいと想定できる業務が、システムの保守・運用業務ではないでしょうか。システムの保守は、システムの構成や重要度合い、必要機能を網羅し、不具合や障害発生時の対応はもちろんのこと、問題が起こらないようにメンテナンスする必要があります。また、業務に応じてシステム内を調整することも必要になるでしょう。リモートやオンラインで対応する業務が増えている現在においては、業務遂行の生命線といえそうです。
特にシステム保守は技術力を必要とし、専門性が高い業務になるため、知見のある担当者に依存しがちとなってしまいます。そうなると、特定の担当者以外は業務内容を身に付ける機会がないまま、属人化する傾向にあるのです。担当者の不在時には業務が進まず、退職や病気・けがでの休業となれば、システムを利用するすべての業務は停止してしまうことになります。そのためシステム保守の属人化は、企業にとって大きなリスクとなりえます。

◆属人化を解消するためには？

では、属人化したシステム保守を解消するためにはどうすれば良いのでしょうか。
下記の選択肢で見てみましょう。

①自社のリソースを拡大し、複数人で対応できるようにする
自社内にIT関連の部門があり、専門知識を有する従業員が多くいれば、属人化している業務のマニュアルを作成し、担当者以外も対応できるように引き継いでいくのが理想的です。
ただ、前述しているとおり、システム保守業務は専門性が高く技術力を必要とします。そのような専門知識のある従業員を多く抱えた企業はシステム関連会社やシステム情報部門を持つ大企業でない限りそう多くありません。システム保守が属人化している企業は、他に知識を有する従業員がいないことが属人化の要因なのではないでしょうか。

②システム保守を専門とする企業に依頼する
IT技術を要し、システム保守体制が整っている専門会社に複雑なシステム保守業務を一括してアウトソースすることで、企業として、属人化のリスクなく本業に専念できます。
属人化していることで「実は非効率になっていた」などのケースもあり、業務効率化を図る意味でもシステム保守引継ぎができる企業に任せるメリットは大きいといえます。
また、保守を引き継ぐ会社から一定の品質で保守対応を受けることができれば、担当者の技術量が足りず対応が遅れていた業務・課題なども解消され、利用者はストレスなく自分の業務に集中できます。
システム保守を委託する会社を慎重に選べば、自社で担うよりも得られるメリットは多いのではないでしょうか。

◆システム保守をアウトソースして本業に専念する！

システム保守の専任担当者が属人化していることにリスクを感じていて自社にIT知識のある従業員がいない場合、専門のシステム会社に“システム保守引継ぎ”検討してみてはいかがでしょうか。
エイ・エヌ・エスでは、お客様が業務に安心して専念できるようシステムのサポート体制を整えて保守・メンテナンスを継続的に支援します。
「すでにシステム保守ができていない状態である」
「担当者の退職・休業が目前に迫っている」　等
急を要する企業様にも対応できるよう、保守を代行するまでに必要なシステム分析・解析をする初期作業と保守対応を平行して実施することで、最短期間での保守開始を実現しています。保守だけでなく、追加開発やシステムの再構築もご提案できますので、システム面での長期的なサポートを実現する体制を整えています。
属人化を解消するために、まずは一度、ご相談・お問合せ下さい。

詳しくはこちら→https://ans-net.co.jp/lp/maintenance/